แหล่งรวมความรู้ ข่าวสาร กิจกรรมเกี่ยวกับงานที่อัปเดตทุกวัน

24 Jan 2025
15858

หางาน,สมัครงาน,งาน,Recheck งานที่ HR ต้องทำให้ตรงกับ PDPA (ถ้ายังไม่ทำต้องรีบนะจ๊ะ)

หนึ่งเดือนแล้วที่เราอยู่กับ PDPA วันนี้ HR Buddy ขอสรุปงานที่ HR ต้องทำอีกครั้ง มา Recheck ไปพร้อม ๆ กันนะคะ

1 การปรับแก้แบบฟอร์มใบสมัครงาน ควรมีเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นเท่านั้นค่ะ ส่วนที่เป็นข้อมูลอ่อนไหว ถ้าไม่ต้องใช้ควรตัดออกไปเลย ยังไงแล้วใบสมัครงานก็ใช้เพื่อประกอบการสัมภาษณ์งานเท่านั้น และควรมีคำอธิบายไว้ด้านบนสุด ก่อนให้กรอกชื่อ – สกุลผู้สมัครด้วยนะคะ ข้อความที่ระบุ....

โปรดกรอกข้อมูลส่วนบุคคลของท่านลงในแบบฟอร์มนี้ เพื่อใช้ประกอบการพิจารณารับท่านเข้าทำงาน กรณีที่ท่านไม่ผ่านการพิจารณาการรับเข้าทำงาน ข้อมูลของท่านในใบสมัครจะถูกเก็บรักษาไว้เป็นระยะเวลา 1 ปี เพื่อพิจารณาความเหมาะสมกับตำแหน่งงานอื่นๆ กรณีที่ท่าน ผ่าน การพิจารณารับเข้าทำงาน ข้อมูลของท่านในใบสมัครจะถูกเก็บรักษาไว้ตลอดระยะเวลาการเป็นพนักงาน/ลูกจ้างของบริษัทฯ และเก็บต่อเนื่องอีกเป็นระยะเวลาอย่างน้อย 5 ปี กรณีที่ท่านพ้นจากสภาพการเป็นลูกจ้างของบริษัทฯ หรือเพื่อความจำเป็นต้องใช้เป็นหลักฐานประกอบการใช้สิทธิเรียกร้องตามกฎหมาย เช่น กฎหมายแรงงาน พ.ศ. ๒๕๔๑ และที่แก้ไขเพิ่มเติม รวมทั้งกฎหมายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เป็นต้น

หมายเหตุ : ระยะเวลาการเก็บใบสมัครกรณีที่ไม่ผ่านการคัดเลือก ขึ้นอยู่กับแต่ละบริษัทกำหนด

1.1 กรณีผู้สมัครไม่ผ่านการสัมภาษณ์ และเมื่อพิจารณาแล้วดูไม่เหมาะกับตำแหน่งไหนเลย เพื่อลดภาระงาน HR อาจคืนเอกสารทั้งหมดให้ผู้สมัครหลังจากสัมภาษณ์ไปเลยก็ได้ค่ะ ทั้งใบสมัครและเอกสารต่าง ๆ เช่น รูปถ่าย ,สำเนาบัตรประชาชน เขาจะได้นำไปใช้สมัครที่อื่นต่อเลย ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มค่ะ สามารถศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ลิงก์นี้นะคะ https://jobbkk.com/go/8m7XF

1.2 กรณีผู้สมัครไม่ผ่าน แต่อยากเก็บไว้พิจารณาตำแหน่งอื่นด้วย สามารถเก็บได้ในระยะเวลาที่บริษัทกำหนดเป็นนโยบายเลยค่ะ กฎหมายไม่ได้กำหนดว่าเก็บได้นานเท่าไร แต่ใบสมัครทุกใบที่ครบตามเวลาที่กำหนดแล้ว ต้องทำลายทันทีนะคะ สามารถศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ลิงก์นี้นะคะ https://jobbkk.com/go/8m7XF

2 ใบสมัครงานเก่าและเอกสารผู้สมัครงานที่เก็บไว้เมื่อนานมาแล้วและไม่ได้ใช้แล้ว ต้องนำไปเข้าเครื่องทำลายให้ไม่สามารถอ่านและนำข้อมูลไปใช้ต่อได้อีก รวมถึงข้อมูลที่บันทึกไว้เป็นไฟล์ก็ต้องลบทิ้งให้หมด (อย่าลืมเช็กใน Recycle Bin ด้วยนะคะ) ที่สำคัญ HR ต้องทำเองทั้งหมด เพราะหากให้บุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องมาช่วยทำ แล้วเกิดปัญหาข้อมูลรั่วไหล HR ก็ต้องรับผิดชอบนะคะ ฉะนั้น ลงมือทำเองเพื่อความปลอดภัยและถูกต้องตามกฎหมายด้วยค่ะ

3 จัดทำนโยบายส่วนบุคคลสำหรับผู้สมัครงานและพนักงาน ต้องระบุให้ครอบคลุมและแจ้งให้ผู้สมัครทราบ เช่น ปิดประกาศในบริเวณที่รับสมัครงาน ,ลงในเว็บไซต์บริษัทในหมวดหมู่ที่เกี่ยวกับการสมัครงาน ,ปิดประกาศในบริเวณสำนักงานที่ทุกคนสามารถมองเห็นชัดเจน ,ส่งอีเมล หรือส่งในไลน์กลุ่มบริษัท (ไฟล์ PDF) ดูตัวอย่างได้ที่ลิงก์นี้นะคะ แฟน ๆ สามารถนำไปปรับใช้ได้เลยค่ะ https://jobbkk.com/go/Lc4Yw

4 จัดทำเอกสารขอความยินยอมสำหรับผู้สมัครงาน สำหรับใช้ตั้งแต่ 1 มิ.ย. 65 เป็นต้นไป ส่วนพนักงานเก่าที่เข้าทำงานก่อนบังคับใช้ PDPA ไม่ต้องเซ็นนะคะ เพราะกฎหมายไม่ได้บังคับใช้ย้อนหลังค่ะ แต่หากจะมีการเก็บหรือใช้ข้อมูลพนักงานเพื่อวัตถุประสงค์อื่นซึ่งนอกเหนือไปจากที่ระบุในนโยบายส่วนบุคคล ก็ต้องให้พนักงานเซ็นยินยอมก่อนนะคะ ดูตัวอย่างได้ที่ลิงก์นี้ และสามารถนำไปปรับใช้ได้เลยค่ะ https://jobbkk.com/go/9K8Jn

5 จัดทำเอกสารขอความยินยอมสำหรับพนักงาน กรณีองค์กรเอกชนภายนอก (ที่ไม่ได้ระบุในนโยบายส่วนบุคคล) รวมถึงบุคคลทั่วไป มาขอข้อมูลพนักงาน เช่น ธนาคาร หรือบริษัทประกัน ที่พนักงานไปขอสินเชื่อ โดยนำส่งเอกสารนี้ให้พนักงานเซ็นยินยอมล่วงหน้าก่อนจะไปทำธุรกรรมค่ะ ดูตัวอย่างได้ที่ลิงก์นี้และนำไปปรับใช้ได้เลยนะคะ https://jobbkk.com/go/ZtJYc

6 กรณีหน่วยงานราชการที่เกี่ยวข้องซึ่งได้ระบุไว้ในนโยบายส่วนบุคคลของพนักงานแล้ว มาขอข้อมูลพนักงาน ไม่ต้องขอความยินยอม แต่ต้องตรวจสอบอย่างรอบคอบก่อนให้ข้อมูลนะคะ ว่าบุคคลนั้นคือเจ้าหน้าที่จริง ๆ ต้องการนำข้อมูลไปใช้ในวัตถุประสงค์อะไร ต้องระวังมิจฉาชีพด้วยค่ะ สามารถศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ลิงก์นี้นะคะ https://jobbkk.com/go/W4D0X

7 จัดทำนโยบายส่วนตัวเกี่ยวกับการใช้กล้องวงจรปิด (หากบริษัทใดไม่มั่นใจ เนื่องจากการใช้กล้องวงจรปิดไม่จำเป็นต้องขอความยินยอมจากผู้คน เพราะเป็นการใช้สิทธิตามกฎหมายเพื่อความปลอดภัยของบุคคลและทรัพย์สิน) พร้อมปิดประกาศให้พนักงานและบุคคลภายนอกที่เข้ามาติดต่อภายในสำนักงานได้รับทราบอย่างชัดเจน สามารถศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ลิงก์นี้นะคะ https://jobbkk.com/go/l2PuY

8 การนำส่งเอกสารสำคัญต่างๆ ที่มีข้อมูลส่วนบุคคลไปให้ผู้บริหารเซ็นอนุมัติ ต้องปิดผนึกทุกครั้ง ห้ามไม่ให้บุคคลอื่นที่ไม่เกี่ยวข้องมาเห็นข้อมูลเด็ดขาด รวมถึงการจัดเก็บเอกสาร เมื่อใช้งานเสร็จแล้วต้องเก็บไว้ในที่เหมาะสมมิดชิดทันที อย่าให้บุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องสามารถเปิดอ่านข้อมูลได้นะคะ